Eine Reiserichtlinie ist eines der Kerninstrumente bei der Organisation von Geschäftsreisen. Sie dient dazu, die Planung, Buchung, Durchführung und Abrechnung von Geschäftsreisen effizient und transparent zu regulieren. Daher ist es nicht verwunderlich, dass nahezu jedes größere Unternehmen eine solche implementiert hat, wie die VDR-Geschäftsreiseanalyse 2022 belegt. Bereits bei allen Firmen mit über 500 Mitarbeitenden sind es 96 Prozent. Allerdings haben erst zwei von drei (69 Prozent) Unternehmen mit 251–500 Mitarbeitenden eine entsprechende Vorgabe. Bei den kleinen und mittleren Unternehmen unter 250 Mitarbeitenden sind es noch weniger: Nur knapp die Hälfte (48 Prozent) arbeitet mit einer Reiserichtlinie. Hier ist noch Luft nach oben!
Eigener Verantwortungsbereich „Travel Management“
Dass im Mittelstand die Möglichkeiten einer Reiserichtlinie unterschätzt werden, könnte auch mit dem in kleineren Unternehmen seltener vorhandenen eigenen Verantwortungsbereich „Travel Management“ zusammenhängen. Nur 27 Prozent der Unternehmen mit 251–500 Mitarbeitenden haben gemäß der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2022 ein eigenes Travel Management und nur jedes zehnte der kleinen und mittleren Unternehmen (10–250 Mitarbeitende). Hier sind die (Teil-) Aufgaben des Travel Managements öfter in der Geschäftsführung, bei der Assistenz oder im Personalbereich angesiedelt. Im Gegenteil hierzu sehen bei den größeren Unternehmen 47 Prozent (501–1.500 Mitarbeitende) bzw. 65 Prozent (über 1.500 Mitarbeitende) die Zuständigkeit für die Planung einer Geschäftsreise als eigenen Verantwortungsbereich und nutzen die daraus resultierenden Gestaltungspotenziale.
Was gilt es bei der Einführung einer Reiserichtlinie zu beachten?
Wenn Firmen eine individuelle Reiserichtlinie formulieren, hilft es ihnen, Reiseströme richtig zu steuern, Abläufe zu optimieren und die Erfolge zu messen und zu bewerten. Auf dem Weg dorthin müssen sie einige Aspekte beachten:
- Wie sieht das Reiseverhalten der Mitarbeitenden im eigenen Unternehmen aus?
- Was ist das Ziel der Reiserichtlinie? (Kosten senken, Einheitlichkeit, Nachhaltigkeitsaspekte)
- Steht die Unternehmensleitung dahinter und fungiert sie als Vorbild?
- Welche Fachbereiche sind zu berücksichtigen, zu befragen und bei Bedarf teilweise in eine Projekt- oder Fachgruppe einzubeziehen? (z.B. Finanzen, Personalwesen, Rechtsabteilung, Einkauf, Datenschutz-/Sicherheitsbeauftragte, Betriebs-/Personalrat, Fuhrparkmanager, Nachhaltigkeitsbeauftragte, etc.)
- Wie erreiche ich meine Reisenden? (Kommunikationsplanung)
- Mit welchen Mitteln sollen die Regelungen durchgesetzt werden?
- Was passiert bei Nichteinhaltung/Zuwiderhandlung? Ausnahmen müssen definiert sein.
Dies ist nur ein grober Überblick. Eine Reiserichtlinie zu erstellen, zu implementieren, zu kommunizieren und daraus Erfolge abzuleiten und zu messen ist eine umfassende Aufgabe. Unterstützung hierbei bietet der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) mit der Checkliste Reiserichtlinie und die VDR-Akademie mit ihren Kursen zum Thema Reiserichtlinie.
