Programm*
Tagung für Geschäftsreise- & Mobilitätsmanagement | 19.-21.05.2025
*Weitere Details folgen. Bitte beachten Sie, dass wir uns grundsätzlich Änderungen vorbehalten.
11.30-13.30 Uhr
Treffen VDR-Gremienleitungen
separate Anmeldung über Sandra Jahn, Themen- & Netzwerkkoordinatorin @ VDR
13.30-14.30 Uhr | Foyer & Ausstellung
Registrierung der Teilnehmenden & Begrüßungskaffee
Tagungsmoderation: Jens Schließmann, Geschäftsführung und Mitglied des Präsidiums @ VDR
14.30 Uhr | Plenum
Eröffnung & Grußwort
Christoph Carnier, VDR-Präsident und Senior Director Travel, Fleet & Events @ Merck
15.00 Uhr | Plenum
Inspirational Keynote
"Unfog Your Mind - Perspektivwechsel für mehr Gelassenheit, Mut und Miteinander im (Arbeits-)Alltag"
Die meisten Dinge, die uns den Alltag vernebeln, vermiesen oder vermasseln, existieren nur in unseren Köpfen. Da aber haben sie sich gut verankert und nehmen uns die Sicht auf das, was das Leben leicht und lebenswert macht. Bis Leander Greitemann den Nebel wegpustet. Mit Denkanstößen und Geschichten. Mit Praxistipps und Humor. Mit Philosophie und Psychologie. Und ohne Ausreden! Andere können wir nicht verändern und manche Situationen auch nicht, auch wenn wir das ziemlich oft versuchen.
Speaker: Leander Greitemann, Autor/Speaker/Musiker | Mehr zum Referenten
16.00 Uhr | Plenum
Award-Verleihung
Jetzt nominieren oder bewerben! Weitere Informationen
16.30 Uhr | Foyer & Ausstellung
Kaffeepause & Networking
17.15 Uhr
1. Runde Sessions
Themen parallel - stellen Sie Ihr Programm individuell zusammen
Session 1: Erfolgreiche Mobilitätskonzepte - von Corporates für Corporates
Wie gelingt der Wandel zu einer nachhaltigen und zukunftsfähigen Mobilitätsstrategie? Diese Session zeigt konkrete Beispiele aus der Praxis – von Geschäftsreisen und Pendelfahrten über Parkraum-Management bis hin zu E-Mobilität, Firmenrädern und Poolfahrzeugen. Erfahren Sie, wie Reiserichtlinien, das Deutschlandticket, die BahnCard und gezielte Anreize wie Nudges und Wettbewerbe zu nachhaltiger Mobilität beitragen. Lassen Sie sich inspirieren, von innovativen Ideen und Best Practices – von Corporates für Corporates!
Referierende: u.a. Fabian Gierl, Leading Consultant @ Drees & Sommer
Session 2: Airline Distribution - Ergebnisse der Projektgruppe
Das Thema Airline Distribution nimmt fahrt auf: Fluggesellschaften haben investiert um ihr Direktangebot gut aufzustellen. Das Problem für Corporates: nicht jedes System kann alle Inhalte wiederspiegeln. Wie kann man das Geschäftsreiseprogramm aufstellen um für die Reisenden sowie für das Unternehmen das Richtige zu tun?
In dieser Session gibt die Projektgruppe Antworten.
Session 3: Traveller Centricity - Wissen wir, was sie wirklich brauchen? Für zufriedene Reisende und bessere Ergebnisse.
Nicht jeder geht gerne auf Geschäftsreise und nicht jedem wird gewährt, was er vielleicht bräuchte um wirklich produktiv zu sein. Ist es an der Zeit die Travel Programme neu zu denken und kennen wir unsere Reisenden eigentlich schon gut genug? Und wie gehe ich als Travel Manager mit dem Spannungsfeld zwischen Kosten, Mitarbeiterbedürfnissen und Prozessoptimierung um? Seien Sie Teil der interaktiven Session, indem Sie Ihre Erfahrungen, Meinungen und Ideen im Workshop und der moderierten Diskussionsrunde (Fishbowl) teilen. Und nehmen Sie eine Tasche voll Impulsen mit, wie Mitarbeiterbedürfnisse in Ihrem Travel Programm berücksichtigt werden können.
Moderation: Anne Rösener, Moderatorin, Teamentwicklerin & Referentin @ People Mind
Diskussionsteilnehmer: Christian Elsässer, Managing Director & Partner @ expenseBrain, Andreas Konkel, Head of Corporate Mobility @ Diehl Group, Albert James Küng, Head of Global Travel Management @ Siemens
18.30 Uhr
Ende des Veranstaltungstages
18.30-20.30 Uhr | Rooftop Terrasse & Foyer
Lufthansa Group Rooftop Reception
Networking-Abend in der Ausstellung und Rooftop-Bar
Auf Einladung der 
07.15-08.00 Uhr
Starten Sie sportlich in den Tag mit einem lockeren Lauf durch Ingolstadt oder einer
entspannten Yoga-Session im Tagungshotel!
Genauere Informationen folgen.
mit freundlicher Unterstützung von 
ab 09.00 Uhr | Foyer & Ausstellung
Registrierung der Teilnehmenden
09.30 Uhr | Plenum
Eröffnung Tag 2
durch Jens Schließmann, Geschäftsführung und Mitglied des Präsidiums @ VDR
09.45 Uhr | Plenum
Innovationen im Business Travel
Inklusive Verleihung des Innovation Awards! Jetzt nominieren oder bewerben! Weitere Informationen
moderiert von: Patrick W. Diemer, Advisor, Co-Founder, Board Chair @ BT4Europe
10.30 Uhr | Foyer & Ausstellung
Kaffeepause & Networking
11.15 Uhr
2. Runde Sessions
Themen parallel - stellen Sie Ihr Programm individuell zusammen
Session 4: Recht und Steuern - Austausch zu aktuellen Themen
Bleiben Sie auf dem neuesten Stand! Dieser Programmpunkt beleuchtet die wichtigsten Änderungen im Recht und Steuerrecht, beantwortet häufige Fragen und klärt Unsicherheiten. Nutzen Sie die Gelegenheit, in einer offenen Fragerunde Ihre individuellen Anliegen direkt mit Experten zu besprechen. Informativ, praxisnah und aktuell – verpassen Sie nicht diese "Recht und Steuern"-Stunde!
Referenten: Prof. Dr. Tobias Ehlen, Dekan und Professor für Zivilrecht & Reiserecht @ Hochschule Worms, Marco Schader, Steuerberater Fachberater für Internationales Steuerrecht @ Steuerkanzlei Schader Steuerberatungsgesellschaft mbH
Session 5: CSRD: Auditfähige Berichte erstellen - Daten, Prozesse, Best Practices
Welche Daten sind wirklich erforderlich, um den Anforderungen der CSRD gerecht zu werden und auditfähige Berichte zu erstellen? Ein Wirtschaftsprüfer gibt Einblicke in die wesentlichen Anforderungen, während führende Unternehmen ihre Ansätze zur Erfassung von Daten im Bereich Geschäftsreisen vorstellen. Diskutieren Sie State-of-the-Art-Berechnungen und erfahren Sie, wie Sie auch Ihre Supplier gezielt einbinden können.
Moderation: Ludger Bals, Partner for Sustainability @ expenseBrain & Leitung VDR-Fachausschuss Nachhaltigkeit
Diskussionsteilnehmer: u.a. Martin Becker, Head of HR Mobility Solutions @ Hensoldt Sensors
Session 6: Travel Management - ein echter Mehrwert
12.00 Uhr | Foyer & Ausstellung
Lunch & Networking
13.45 Uhr
3. Runde Sessions
Themen parallel - stellen Sie Ihr Programm individuell zusammen
Session 7: Ganzheitliche Mobilität: Vom Reden ins Handeln
Erfahren Sie, wie aus Geschäftsreisen, Pendeln und Fuhrpark eine ganzheitliche Betrachtung im Unternehmen entsteht. Was motiviert Unternehmen dazu, diese Strategie zu verfolgen und wie sieht eine praxisnahe Umsetzung aus? Denn Mobilität lässt sich nicht mehr getrennt betrachten und sowohl Mitarbeitende als auch Kunden erwarten nachhaltige & umfassende Mobilitätskonzepte.
Moderation: Stefan Vorndran, Partner Business Development @ belmoto & Mitglied VDR-Projektgruppe Ganzheitliche Mobilität
Referenten: Fabian Gierl, Leading Consultant @ Drees & Sommer, Thomas Oberwinster, Head of Workplace & Mobility DACH @ NTT DATA Deutschland SE
Session 8: TMC - Welches Modell ist für uns das Richtige?
One size fits all - wir wissen alle, dass das nicht funktionieren kann. Unsere Bedürfnisse sind zu unterschiedlich. Aber wie finde ich die richtige Lösung für mein Unternehmen? In dieser lebhaften Runde diskutieren Corporates die Vor- und Nachteile ihrer Strategien: von "alles auf eine Karte setzen", über "das Risiko streuen", bis hin zu "Technology First".
Referenten: Leonard Hornsby, Travel & Travel Technology Manager @ Deloitte, Ben Park, Executive Director, Travel & Sustainability @ Parexel, Florian Schiller, Director Corporate Procurement Indirects - Travel, IT, Compliance & Sustainability @ Linde
Session 9: tba
14.30 Uhr | Foyer & Ausstellung
Kaffeepause & Networking | Registrierung zur JHV (bitte planen Sie genügend Zeit ein)
15.15-18.15 Uhr | Plenum
51. Jahreshauptversammlung (JHV) des VDR e.V.
Während der JHV finden die turnusmäßigen Präsidiumswahlen statt.
Die Teilnahme für alle VDR-Mitglieder ist kostenlos, die Anmeldung erfolgt separat (weitere Informationen folgen).
18.15 Uhr
Ende des Veranstaltungstages
ab 19.30 Uhr
Abendveranstaltung
Dance the Night away
Dresscode: Come as you like for Party
Auf Einladung von Enterprise 
09.00 Uhr | Plenum
Eröffnung Tag 3
durch Jens Schließmann, Geschäftsführung und Mitglied des Präsidiums @ VDR
09.10 Uhr | Plenum
Keynote
"The sky is no limit – Teamgeist und Innovation für die Mobilität der Zukunft"
In ihrer Keynote teilt Nicola Winter, ESA-Reserveastronautin und ehemalige Jetpilotin, faszinierende Einblicke aus der Luft- und Raumfahrt und zeigt, wie moderne Führung und Teamarbeit in extremen Umfeldern erfolgreich umgesetzt werden. Wie können auch unter Druck schnelle und kluge Entscheidungen durch gezielte Vorbereitung, präzise Risikoanalysen und effektive Kommunikation getroffen werden? Ihr Fokus liegt auf der Entwicklung von Resilienz, Empathie und klaren Strukturen, um Teams und Kunden in komplexen Situationen zu führen. Ein inspirierender Vortrag, der praxisnahe Impulse für die Zukunft der Mobilität und des Krisenmanagements liefert.
Speaker: Nicola Winter, Rettungshubschrauberpilotin, Kampfjetpilotin und Reserve-Astronautin | Mehr zur Referentin
09.55 Uhr | Plenum
Gesprächsrunde
10.40 Uhr | Plenum
Ausblick
durch Jens Schließmann, Geschäftsführung und Mitglied des Präsidiums @ VDR
10.50 Uhr | Foyer & Ausstellung
Kaffeepause & Networking
11.30 Uhr
4. Runde Sessions
Themen parallel - stellen Sie Ihr Programm individuell zusammen
Session 10: VDR-Geschäftsreiseanalyse - Zahlen, Daten, Fakten
Veröffentlichung und Vorstellung der Geschäftsreiseanalyse 2025. Was bedeuten die Zahlen, Daten und Fakten für das Travel Management? Wie kann ich die Informationen nutzen und wozu? Was hat sich im Vergleich zu Vorjahren verändert? Und wie wendet der VDR die Ergebnisse an, um in Berlin und Brüssel Politik zu beeinflussen? Viele Fragen, auf die wir in dieser Session Antworten geben.
Referentinnen: Inge Pirner, VDR-Präsidentin und Travel Managerin @ Gräfin Brühl Immobilien, Claudia Unger, Themen- und Netzwerkkoordinatorin @ VDR
Session 11: Zusammenarbeit in Zeiten von Kostendruck und Inflation: Strategien für das Hotelprogramm
Wirtschaftliche Unsicherheiten und gestiegenen Reisekosten führen dazu, dass die Reisebudgets in den Unternehmen unter Druck stehen. Auf der anderen Seite stehen die Anbieter von Reiseleistungen gleichermaßen vor der Herausforderung Kostenreduktion und Servicequalität im Gleichgewicht zu halten. Am Beispiel Hotellerie beleuchten wir, wie die Zusammenarbeit für beide Seiten zielführend gestaltet werden kann, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen. Dabei spielen Buchungskanäle und Leakage, Kostentransparenz, Tracking und dynamische Ratenmodelle sowie die Erwartungen der Reisenden eine Rolle.
Session 12: tba
12.15 Uhr | Foyer & Ausstellung
Lunch & Networking
13.00 Uhr
5. Runde Session
Themen parallel - stellen Sie Ihr Programm individuell zusammen
Session 13: KI - Praxisbeispiele für das Mobilitätsmanagement
KI entwickelt sich rasant schnell und kann sich-wiederholende Prozesse oft automatisieren. Somit haben Travel Manager mehr Zeit sich auf die strategische Arbeit zu konzentrieren und das Geschäftsreiseprogramm robust aufzustellen. Diese Session nimmt den Faden von 2024 wieder auf und zeigt wie schnell sich alles verändert.
Referent: Prof. Dr. Stephan Bingemer, Forschungsprofessor für Zukunft und Technologie des Tourismus @ Hochschule Heilbronn
Session 14: tba
Session 15: Krisenfest: Reisesicherheit in bewegten Zeiten
14.15 Uhr
Ende der Veranstaltung
