Programm*

11.30-13.30 Uhr 

Treffen VDR-Gremienleitungen

separate Anmeldung über Sandra Jahn, Themen- & Netzwerkkoordinatorin @ VDR 

13.30-14.30 Uhr | Foyer & Ausstellung

Registrierung der Teilnehmenden & Begrüßungskaffee 

14.30 Uhr | Plenum

Eröffnung & Grußwort

Christoph Carnier, VDR-Präsident und Senior Director Travel, Fleet & Events @ Merck

15.00 Uhr | Plenum

Inspirational Keynote
"Unfog Your Mind - Perspektivwechsel für mehr Gelassenheit, Mut und Miteinander im (Arbeits-)Alltag"

Die meisten Dinge, die uns den Alltag vernebeln, vermiesen oder vermasseln, existieren nur in unseren Köpfen. Da aber haben sie sich gut verankert und nehmen uns die Sicht auf das, was das Leben leicht und lebenswert macht. Bis Leander Greitemann den Nebel wegpustet. Mit Denkanstößen und Geschichten. Mit Praxistipps und Humor. Mit Philosophie und Psychologie. Und ohne Ausreden! Andere können wir nicht verändern und manche Situationen auch nicht, auch wenn wir das ziemlich oft versuchen.

Speaker: Leander Greitemann, Autor/Speaker/Musiker | Mehr zum Referenten

16.00 Uhr | Plenum

Award-Verleihung

Verleihung des Young Professional Awards und des Awards für Nachhaltigkeit, Diversität und Inklusion.

Moderation: Christoph Carnier, VDR-Präsident und Senior Director Travel, Fleet & Events @ Merck

16.30 Uhr | Foyer & Ausstellung

Kaffeepause & Networking 

17.15 Uhr

1. Runde Sessions

Themen parallel - stellen Sie Ihr Programm individuell zusammen

Session 1: Erfolgreiche Mobilitätskonzepte - von Corporates für Corporates 

Wie gelingt der Wandel zu einer nachhaltigen und zukunftsfähigen Mobilitätsstrategie? Diese Session zeigt konkrete Beispiele aus der Praxis – von Geschäftsreisen und Pendelfahrten über Parkraum-Management bis hin zu E-Mobilität, Firmenrädern und Poolfahrzeugen. Erfahren Sie, wie Reiserichtlinien, das Deutschlandticket, die BahnCard und gezielte Anreize wie Nudges und Wettbewerbe zu nachhaltiger Mobilität beitragen. Lassen Sie sich inspirieren, von innovativen Ideen und Best Practices – von Corporates für Corporates!

Moderation: Nicole Häußlein, Global Travel Manager @ Würth Group
Referierende: Oliver Bransch, Senior Manager, Strategic Procurement: Business Travel & MICE / IT @ PwC Deutschland, Fabian Gierl, Leading Consultant @ Drees & Sommer, Björn Herrmann, Stellv. Betriebsratsvorsitzender @ Endress+Hauser, Luisa Stöhr, Doktorandin @ Universität St. Gallen 

 
 mit freundlicher Unterstützung von    
 

Session 2: Airline Distribution - Ergebnisse der Projektgruppe

Das Thema Airline Distribution nimmt fahrt auf: Fluggesellschaften haben investiert um ihr Direktangebot gut aufzustellen. Das Problem für Corporates: nicht jedes System kann alle Inhalte wiederspiegeln. Wie kann man das Geschäftsreiseprogramm aufstellen um für die Reisenden sowie für das Unternehmen das Richtige zu tun? In dieser Session gibt die Projektgruppe Antworten. 

Moderation: Prof. Dr. Stephan Bingemer, Professor für Travel Technology & E-Business Vertiefung Geschäftstourismus @ Hochschule Heilbronn
Panel: Franziskus Bumm, Network Leader Europe @ FCM Travel Solutions, Vivian Haymerle, Senior Specialist Procurement Mobility Services @ Infineon Technologies, Johannes Walter, VP Area Management Home Markets @ Lufthansa, Claudia Adams, Travel Manager @ Allianz

Session 3: Traveller Centricity - Wissen wir, was sie wirklich brauchen? Für zufriedene Reisende und bessere Ergebnisse.

Nicht jeder geht gerne auf Geschäftsreise und nicht jedem wird gewährt, was er vielleicht bräuchte um wirklich produktiv zu sein. Ist es an der Zeit die Travel Programme neu zu denken und kennen wir unsere Reisenden eigentlich schon gut genug? Und wie gehe ich als Travel Manager mit dem Spannungsfeld zwischen Kosten, Mitarbeiterbedürfnissen und Prozessoptimierung um? Seien Sie Teil der interaktiven Session, indem Sie Ihre Erfahrungen, Meinungen und Ideen im Workshop und der moderierten Diskussionsrunde (Fishbowl) teilen. Und nehmen Sie eine Tasche voll Impulsen mit, wie Mitarbeiterbedürfnisse in Ihrem Travel Programm berücksichtigt werden können.

Moderation: Anne Rösener, Moderatorin, Teamentwicklerin & Referentin @ People Mind
Diskussionsteilnehmer: Christian Elsässer, Managing Director & Partner @ expenseBrain, Andreas Konkel, Head of Corporate Mobility @ Diehl Group, Albert James Küng, Head of Global Travel Management @ Siemens, Claudia Thun, Global Travel Managerin @ Eppendorf Group

18.30 Uhr

Ende des Veranstaltungstages

18.30-20.30 Uhr | Rooftop Terrasse & Foyer

Lufthansa Group Rooftop Reception

„Networking-Hour“ mit Feierabend-Drink und Häppchen im 2. OG und in der Rooftop-Bar.

                         Auf Einladung der    

07.15-08.00 Uhr

GET ACTIVE WITH SIXT!

Starten Sie sportlich in den Tag mit einem lockeren Lauf durch Ingolstadt oder einer
entspannten Yoga-Klasse im Tagungshotel! 

Erfahren Sie hier mehr zu den beiden Trainern.

Weitere Informationen folgen zeitnah.

                                                                                                                                                                                                                                 mit freundlicher Unterstützung von  

ab 09.00 Uhr | Foyer & Ausstellung

Registrierung der Teilnehmenden

09.30 Uhr | Plenum

Eröffnung Tag 2 

durch Jens Schließmann, Geschäftsführung und Mitglied des Präsidiums @ VDR

09.40 Uhr | Plenum

Innovationen im Business Travel

Inklusive Verleihung des Innovation Awards.

moderiert von: Patrick W. Diemer, Advisor, Consultant, Investor and Board Chair @ BT4Europe

10.30 Uhr | Foyer & Ausstellung

Kaffeepause & Networking 

11.15 Uhr

2. Runde Sessions

Themen parallel - stellen Sie Ihr Programm individuell zusammen

Session 4: Recht und Steuern - Austausch zu aktuellen Themen 

Compliance wird groß geschrieben: daher sind insbesondere rechtliche und steuerrechtliche Fragestellungen  im Zusammenhang mit Geschäftsreisen ein Dauerbrenner. Unsere Experten beleuchten in dieser Session rechtliche Aspekte rund um Arbeitszeit & Reisezeit sowie Bleisure mit dem Fokus auf steuerrechtliche Aspekte. Bleiben Sie auf dem neuesten Stand und nutzen Sie die Gelegenheit zum Austausch in einer offenen Fragerunde.

Moderation: Inge Pirner, VDR-Vizepräsidentin und Travel Managerin @ Gräfin Brühl Immobilien
Referenten: Prof. Dr. Tobias Ehlen, Dekan und Professor für Zivilrecht & Reiserecht @ Hochschule Worms, Marco Schader, Steuerberater Fachberater für Internationales Steuerrecht @ Steuerkanzlei Schader Steuerberatungsgesellschaft mbH

Session 5: CSRD: Auditfähige Berichte erstellen - Daten, Prozesse, Best Practices 

Welche Daten sind wirklich erforderlich, um den Anforderungen der CSRD gerecht zu werden und auditfähige Berichte zu erstellen? Ein Wirtschaftsprüfer gibt Einblicke in die wesentlichen Anforderungen, während führende Unternehmen ihre Ansätze zur Erfassung von Daten im Bereich Geschäftsreisen vorstellen. Diskutieren Sie State-of-the-Art-Berechnungen und erfahren Sie, wie Sie auch Ihre Supplier gezielt einbinden können. 

Moderation: Ludger Bals, Partner for Sustainability @ expenseBrain
Diskussionsteilnehmer: u.a. Martin Becker, Head of HR Mobility Solutions @ Hensoldt Sensors

Session 6: Zusammenarbeit in Zeiten von Kostendruck und Inflation: Strategien für das Hotelprogramm

Wirtschaftliche Unsicherheiten und gestiegene Reisekosten führen dazu, dass die Reisebudgets in den Unternehmen unter Druck stehen. Auf der anderen Seite stehen die Anbieter von Reiseleistungen gleichermaßen vor der Herausforderung Kostenreduktion und Servicequalität im Gleichgewicht zu halten. Am Beispiel Hotellerie beleuchten wir, wie die Zusammenarbeit für beide Seiten zielführend gestaltet werden kann, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen. Dabei spielen Buchungskanäle und Leakage, Kostentransparenz, Tracking und dynamische Ratenmodelle sowie die Erwartungen der Reisenden eine Rolle.

Moderation: Marina Christensen,Stellv. Leitung VDR-Fachausschuss Hotel & MICE und Head of Sales @ BWH Hotels Central Europe GmbH
Panel: Stephan Brauer, Vice President, Global Sales – Europe @ Preferred Hotels & Resorts, Vivian Haymerle, Senior Specialist Procurement Mobility Services @ Infineon Technologies, Sascha Jendrzok, Business Travel Manager @ OHB Systems AG, Silke Kevelear, Strategische Einkäuferin im globalen Hoteleinkauf @ thyssenkrupp, Wiebke Losekamp, Head of Department Hotel Solutions @ DER BUSINESS Solutions

12.00 Uhr | Foyer & Ausstellung

Lunch & Networking 

13.45 Uhr

3. Runde Sessions

Themen parallel - stellen Sie Ihr Programm individuell zusammen

Session 7: Ganzheitliche Mobilität: Vom Reden ins Handeln

Erfahren Sie, wie aus Geschäftsreisen, Pendeln und Fuhrpark eine ganzheitliche Betrachtung im Unternehmen entsteht. Was motiviert Unternehmen dazu, diese Strategie zu verfolgen und wie sieht eine praxisnahe Umsetzung aus? Denn Mobilität lässt sich nicht mehr getrennt betrachten und sowohl Mitarbeitende als auch Kunden erwarten nachhaltige & umfassende Mobilitätskonzepte. 

Moderation: Stefan Vorndran, Partner Business Development @ belmoto & Mitglied VDR-Projektgruppe Ganzheitliche Mobilität
Referenten: Fabian Gierl, Leading Consultant @ Drees & Sommer, Thomas Oberwinster, Head of Workplace & Mobility DACH @ NTT DATA Deutschland SE

Session 8: TMC - Welches Modell ist für uns das Richtige?

One size fits all - wir wissen alle, dass das nicht funktionieren kann. Unsere Bedürfnisse sind zu unterschiedlich. Aber wie finde ich die richtige Lösung für mein Unternehmen? In dieser lebhaften Runde diskutieren Corporates die Vor- und Nachteile ihrer Strategien: von "alles auf eine Karte setzen", über "das Risiko streuen", bis hin zu "Technology First". 

Moderation: Julia Ridder, Global Category Manager Travel Management @ GEA Group
Referenten: Leonard Hornsby, Travel & Travel Technology Manager @ Deloitte, Ben Park, Executive Director, Travel & Sustainability @ Parexel, Florian Schiller, Director Corporate Procurement Indirects - Travel, IT, Compliance & Sustainability @ Linde

Regional-Session 9: Gelingt das Umparken? E-Mobilität auf Geschäftsreisen und im Fuhrpark

Wie alltagstauglich sind Elektrofahrzeuge für Geschäftsreisen? Diese Session beleuchtet den aktuellen Stand der Ladeinfrastruktur, neue Fahrzeugmodelle und Nutzungskonzepte. Experten diskutieren Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit und praktische Herausforderungen – von der TCO-Betrachtung bis zur Integration in Unternehmensflotten. Zudem geht es um die Akzeptanz in Unternehmen und Best Practices aus der Praxis. Erfahren Sie, wie E-Mobilität Geschäftsreisen nachhaltiger und effizienter machen kann!

Impulsvortrag: Stefan N. Quary, Head of Sales New Cars Germany @ AUDI AG
Moderation: Christian Holler, Assistant Vice President Sales und Business Development @ Enterprise Mobility, Carolin Krämer, Global Category Manager Travel & Fleet, Training & PSE @ SCHOTT 

14.30 Uhr | Foyer & Ausstellung

Kaffeepause & Networking | Registrierung zur JHV (bitte planen Sie genügend Zeit ein)

15.00-18.30 Uhr (findet parallel zur JHV statt)

VDR-Akademie-Kurs "Change-Management"

Veränderungen sind ein ständiger Begleiter in der Geschäftswelt und betreffen daher auch alle Bereiche des Travel- und Mobilitätsmanagements. In diesem interaktiv gestalteten Kurs der VDR-Akademie lernen Sie, Veränderungsprozesse zu verstehen, aktiv zu gestalten und erfolgreich im Gesamtkontext zu managen. Der viertägige Kurs startet mit einem Präsenztag am 20. Mai im Maritim Hotel Ingolstadt. 

Der Kurs ist anmelde- und kostenpflichtig. Weitere Informationen finden Sie hier.

15.15-18.15 Uhr | Plenum

51. Jahreshauptversammlung (JHV) des VDR e.V.

Weitere Informationen, wie die Agenda, die Berichte und die Satzung finden Sie auf unserer Seite zur Jahreshauptversammlung.

Die Teilnahme für alle VDR-Mitglieder ist kostenlos. Bitte melden Sie sich bis spätestens 12.05.2025 an (auch wenn Sie bereits zur Tagung angemeldet sind). Agenda und Anmeldung zur Jahreshauptversammlung

Alle aktuellen Präsidiumskandidaten und Kandidatinnen

18.15 Uhr

Ende des Veranstaltungstages

ab 19.30 Uhr 

Abendveranstaltung 
Dance the Night away 

Location:Birkenheide, Birkenheide 1, 85290 Geisenfeld

Dresscode: Come as you like for Party

Anreise: Es wird einen Shuttle-Transfer ab der Tagungslocation geben. Treffpunkt ist an der Rezeption bzw. vor dem Eingang des Maritim Hotels (Schloßlände 24, 85049 Ingolstadt).

• Zeiten Hinfahrt: 18.45 & 19.15 Uhr
• Zeiten Rückfahrt: 23.30 & 00.45 Uhr

Auf Einladung von  

09.00 Uhr | Plenum

Eröffnung Tag 3

durch Jens Schließmann, Geschäftsführung und Mitglied des Präsidiums @ VDR

09.10 Uhr | Plenum

VDR-Geschäftsreiseanalyse – Zahlen, Daten, Fakten

Veröffentlichung und Vorstellung der Geschäftsreiseanalyse 2025. Was bedeuten die Zahlen, Daten und Fakten für das Travel Management? Wie kann ich die Informationen nutzen und wozu? Was hat sich im Vergleich zu Vorjahren verändert?  Und wie wendet der VDR die Ergebnisse an um in Berlin und Brüssel Politik zu beeinflussen? Viele Fragen auf die wir in dieser Session Antworten geben.

Referentinnen: Inge Pirner, VDR-Vizepräsidentin und Travel Managerin @ Gräfin Brühl Immobilien, Claudia Unger, Themen und Netzwerk @ VDR

09.55 Uhr | Plenum

Keynote
"The sky is no limit – Teamgeist und Innovation für die Mobilität der Zukunft"

In ihrer Keynote teilt Nicola Winter, ESA-Reserveastronautin und ehemalige Jetpilotin, faszinierende Einblicke aus der Luft- und Raumfahrt und zeigt, wie moderne Führung und Teamarbeit in extremen Umfeldern erfolgreich umgesetzt werden. Wie können auch unter Druck schnelle und kluge Entscheidungen durch gezielte Vorbereitung, präzise Risikoanalysen und effektive Kommunikation getroffen werden? Ihr Fokus liegt auf der Entwicklung von Resilienz, Empathie und klaren Strukturen, um Teams und Kunden in komplexen Situationen zu führen. Ein inspirierender Vortrag, der praxisnahe Impulse für die Zukunft der Mobilität und des Krisenmanagements liefert.

Speaker: Nicola Winter, Rettungshubschrauberpilotin, Kampfjetpilotin und Reserve-Astronautin | Mehr zur Referentin

10.40 Uhr | Plenum

Ausblick

durch Jens Schließmann, Geschäftsführung und Mitglied des Präsidiums @ VDR

10.50 Uhr | Foyer & Ausstellung

Kaffeepause & Networking 

11.30 Uhr

4. Runde Sessions

Themen parallel - stellen Sie Ihr Programm individuell zusammen

Session 10: Springprozession bei Firmenkreditkarten - Was tun, wenn die Globalisierung Rückschritte macht?

Die globale Marktsituation für Firmenkreditkarten verändert sich spürbar. Rückschritte in der Globalisierung und geopolitische Entwicklungen haben Auswirkungen auf Anbieterstrukturen, Datenkonsolidierung und die Integration in bestehende Reisekostenabrechnungssysteme. Diese Session beleuchtet aktuelle Herausforderungen und Strategien für Unternehmen, um ihre Firmenkreditkarten-Programme zukunftssicher aufzustellen.

Moderation: Patrick W. Diemer, Advisor, Consultant, Investor and Board Chair @ BT4Europe
Experterninterview mit: Martina Eggler, Senior Vice President DACH @ Areka und Jens Vongehr, Managing Partner @ The Travel Consulting Group

Session 11: Zukunftsbild Travel Management

Vor sieben Jahren wagte die VDR-Fraunhofer-IML-Studie einen Blick in die Zukunft der geschäftlichen Mobilität im Jahr 2025. Jetzt ist es an der Zeit, Bilanz zu ziehen: Welche Trends haben sich durchgesetzt? Wo lagen die Prognosen daneben? Und welche unerwarteten Entwicklungen haben das Travel Management verändert?
In dieser interaktiven Session beleuchten wir zentrale Entwicklungen wie Digitalisierung, Automatisierung, neue Mobilitätskonzepte und den Wandel im Travel Management. Gemeinsam mit Experten und Teilnehmenden diskutieren wir insbesondere, welche Lehren Travel-Verantwortliche aus dieser Entwicklung ziehen können. Das immer volatiler werdende Umfeld verlangt nach Strategien für die Zukunft.

Moderation: Dr. Isabella Geis, Associate Partner - Topic Chapter Lead Mobility Infrastructure & Transportation @ wavestone
Panel: Angela Lille, Advisor & Co-Founder BT4Europe, Vorstandsmitglied ABTA und Head of HR Systems & Travel Management @ Erste Group Service, Richard Thompson III., VDR-Präsidiumsmitglied & Mobility Manager, Dominic Short, President ASTM und Owner @ CDABS

Session 12: Sicherheit trotz unsicherer Zeiten - Travelprogramme zukunftsfähig machen 

In einer Welt voller Unsicherheiten müssen Unternehmen ihre Travelprogramme widerstandsfähig gestalten. Diese Session beleuchtet, wie das Travel Management von der Sicherheitsabteilungen lernen kann, um auf Krisen ad hoc zu reagieren. Gleichzeitig bedarf es einer engen Zusammenarbeit der beiden Abteilungen. Wir diskutieren Best Practices zur Risikobewertung, flexible Buchungsstrategien und effektive Notfallreaktionen. Zudem zeigen wir, wie Unternehmen ihre Fürsorgepflicht (Duty of Care) wahrnehmen und ihre Reisenden bestmöglich unterstützen können. Erfahren Sie, welche Maßnahmen helfen, Reisen planbar und sicher zu gestalten – auch in unvorhersehbaren Situationen.

Referentinnen: Roman Neumeister, Travel Officer @ OSCE, Angela Rott, Travel Managerin @ FSC Global Development GmbH, Sophie Zimmer, Senior Referentin Auslandssicherheit @ KfW

12.15 Uhr | Foyer & Ausstellung

Lunch & Networking 

13.00 Uhr

5. Runde Sessions

Session 13: KI - Praxisbeispiele für das Mobilitätsmanagement

KI entwickelt sich rasant schnell und kann sich-wiederholende Prozesse oft automatisieren. Somit haben Travel Manager mehr Zeit sich auf die strategische Arbeit zu konzentrieren und das Geschäftsreiseprogramm robust aufzustellen. Diese Session nimmt den Faden von 2024 wieder auf und zeigt wie schnell sich alles verändert. 

Referenten: Thomas Bethmann, Abteilungsleiter Travel Management @ msg systems, Prof. Dr. Stephan Bingemer, Professor für Travel Technology & E-Business Vertiefung Geschäftstourismus @ Hochschule Heilbronn, Alexa Haenisch, Director European Business Service @ HELM, Fendy Jong, Specialist for Travel Management and Event @ HELM

14.15 Uhr 

Ende der Veranstaltung