Gemäß der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2023 liegen die wichtigsten Ziele außerhalb Deutschlands für Geschäftsreisen in 2023 überwiegend in Europa. Hier gilt es einige Regeln zu befolgen, um negative Auswirkungen zu vermeiden.
Mit Hilfe der A1-Bescheinigung oder Entsendebescheinigung muss jeder Reisende (als Angestellter oder Selbstständiger) im Ausland bestätigen, dass er in seinem Heimatland sozialversichert ist. Nur dann braucht er im Zielland, in das er entsendet wurde, keine (doppelten) Sozialabgaben leisten. Jeder der grenzüberschreitend in der EU oder den EFTA-Staaten (Schweiz, Norwegen, Island, Liechtenstein) beruflich unterwegs ist, muss A1-Papiere mit sich führen – egal wie lange der Einsatz im Ausland dauert. Einige weitere Non-EU-Länder fordern diese aufgrund bilateraler Abkommen ebenfalls (z.B. Israel, Südkorea, Japan, Kanada). Die A1-Bescheinigung muss i.d.R. für jeden Auslandsaufenthalt elektronisch einzeln beantragt werden.
Ist man auf einer Geschäftsreise und hat keine A1-Papiere im Gepäck, müssen der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer mit saftigen Strafen rechnen. Diese können zwischen 1.000 und 10.000 EUR liegen. Es kann aber auch sein, dass keine Bußgelder erhoben, sondern dafür Sozialversicherungsbeiträge für jeden Einsatztag eingefordert werden. Auch ausgesprochene Arbeitsverbote sind keine Seltenheit und haben noch weitreichendere Folgen: Der Auftraggeber verliert durch die Projektverzögerung Geld, es lässt ihn in einem schlechten Licht erscheinen und kann sich negativ auf weitere Aufträge auswirken.
Und was ist nun der Unterschied zur EU-Meldepflicht?
Unternehmen, die Ihre Mitarbeiter zur Dienstleistungserbringung ins europäische Ausland schicken, sind vor Antritt der Reise dazu verpflichtet sich als Unternehmen zu registrieren und ihre Mitarbeiter zu melden. Diese EU-Entsenderichtlinie zum Schutz der lokalen Arbeitsgesetze stammt aus dem Jahre 1996 und ist seit Juni 2016 verbindlich.
Mit Hilfe der EU-Meldepflicht (basierend auf der EU-Entsenderichtlinie) sollen lokale Gesetzgebungen eingehalten (z.B. Mindestlohn, Höchstarbeitszeiten, sicherheitsrelevante Aspekte etc) und somit Lohn- und Sozialdumping vermieden werden. Handelt es sich bei einer Reise innerhalb der EU/EFTA-Staaten um eine Dienstleistungserbringung entsprechend der Definition des Ziellandes, muss eine Meldung bei diesem erfolgen. Und hier geht das Problem los: Die 32 EU- und EFTA-Staaten definieren den Begriff unterschiedlich und verlangen unterschiedliche Informationen und Dokumente zur Durchführung der Meldung. Aber Vorsicht: Bei Nichtbeachtung drohen Strafen in Höhe von 200 EUR bis 500.000 EUR und Arbeitsverbote bis hin zur vollständigen Sperrung des entsendenden Unternehmens für den Wirtschaftsmarkt des Ziellandes.
Also: Nicht jede Entsendung ist meldepflichtig, es muss aber für jede geschäftliche Reise in andere EU- oder EFTA-Staaten und bei allen Entsendungen eine A1-Bescheinigung mitgeführt werden. Bei Nichtbeachtung drohen bei beiden Bußgelder und im schlimmsten Fall kurz- oder sogar langfristige Arbeitsverbote.
Weiterführende Informationen
Details wie Praxistipps, Hintergrund-Informationen und weiterführende Links zur A1-Bescheinigung und den Unterschied zur Meldepflicht finden Sie auf der VDR-Themenseite A1-Bescheinigung.
Die VDR-Akademie setzt zum Thema Visum, A1-Bescheinigung und EU-Meldepflicht eine Weiterbildung als Modulveranstaltung für 2024 auf. Interessenten können sich an akademie@vdr-service.de wenden.
Weitere interessante Seminar-Termine zur Entsendung ins Ausland finden Sie auf der Website der VDR-Akademie. Am 23. Januar 2024 startet der nächste Zertifikatskurs zum Global Mobility Manager (VDR).
