Travel Manager: Alle Details zum Berufsbild, Aufgaben & Anforderungen

Für Travel Manager gab es lange weder in Deutschland noch europaweit ein anerkanntes Berufsbild. Der VDR hatte daher 1998 eine Bildungsoffensive gestartet. Das Berufsbild „Tourismuskauffrau/-kaufmann (Kauffrau/Kaufmann für Privat- und Geschäftsreisen)“, bei dessen Neuordnung der VDR 2010 entscheidend mitgewirkt hat, bildet die Grundlage für eine Ausbildung im Bereich Business Travel. Und auch die Aufstiegsweiterbildungen „Fachwirt/in für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement (IHK)“ und „MBA in Business Travel Management (HS Worms)“ begleitete der VDR inhaltlich. Das Portfolio der VDR-Akademie vervollständigt das Aus- und Weiterbildungsangebot im Bereich geschäftliche Mobilität. 

Eingliederung des Travel Managements im Unternehmen

Die vom Travel Manager geleitete Abteilung war früher meist nur als „Reisestelle“ bekannt. Die heute gängigen Bezeichnungen reichen von Reisestelle und Dienstreiseservice über Business Travel Center bis hin zu Corporate Mobility Service. In großen Unternehmen ist das Travel Management häufig innerhalb des Personalbereiches, im Bereich Finanzen oder auch im Einkauf angesiedelt. In Unternehmen mit geringerem Reiseaufkommen obliegen die Organisation von Geschäftsreisen und die damit verbundenen Aufgaben oftmals den Chefsekretariaten. 

Die Anzahl der Unternehmen, die einen Travel Manager mit eigenem Verantwortungsbereich beschäftigen, ist bis 2014 stets gestiegen. Vor allem die größeren Unternehmen, die quantitativ und qualitativ mehr zu managen haben, schätzen auch weiterhin die Vorteile eines professionalisierten Geschäftsreisemanagements. Im hiesigen Mittelstand zeigt sich aktuell eine deutliche Tendenz zum Abbau des Travel Managements als eigenständigen Verantwortungsbereich. In kleineren Firmen können die Aufgaben möglicherweise eher an externe Dienstleister ausgelagert oder aber von einer anderen Abteilung als zusätzliches Pflichtenheft übernommen werden. In den Jahren nach der weltweiten Wirtschaftskrise 2008–2009 übernahmen insbesondere Geschäftsreiseverantwortliche größerer Firmen vielfältige Mehraufgaben, wie etwa im Veranstaltungs- und Fuhrparkmanagement sowie in den Bereichen Versicherung/Sicherheit/Gesundheit. Wenn das Travel Management durch die Themen Nachhaltigkeit, Work-Life-Balance, altersgerechtes Reisen, Servicequalität und Datenschutz noch weiter zu einem Querschnittsbereich wird, führt an einer funktionalen und strategischen Anpassung der Rolle kein Weg vorbei. Für eine bedarfsgerechte Mobilität von morgen ist es ratsam, Kompetenzen zu schaffen sowie ressort- und abteilungsübergreifende Synergien nutzbar zu machen.

Ziele des Travel Managements

Zu den wichtigsten Zielen des Travel Managements zählen die direkten Kosteneinsparungen und Prozessoptimierung, sowie Sicherheit und Zufriedenheit der Geschäftsreisenden. Letzteres wird unter anderem durch die eingekauften Leistungen, durch die Organisation des Buchungs- und Abrechnungsprozesses sowie durch den Umgang mit Problemen während der Reise beeinflusst. Weitere Ziele des Travel Managements stellen die effiziente Durchführung der Geschäftsreise, indirekte Kosteneinsparungen durch eine gute Prozessorganisation sowie die Transparenz des Bereichs Geschäftsreisen hinsichtlich Organisation, Volumen und Kosten dar.  

Aufgaben des Travel Managements

Der Travel Manager unterstützt strategisch die eigentliche Geschäftstätigkeit des Unternehmens und ist Dienstleister in einer Wertschöpfungskette. Zu den Kernaufgaben des Travel Managers gehören:

• Verhandlungen mit Leistungsträgern und Reisebüros
• Festlegung bevorzugter Vertragspartner
• Festlegung der Reiserichtlinien
• Vertragsgestaltung
• Optimierung des Einkaufs aller Reiseleistungen (Bündelung der Nachfrage) mit dem Ziel einer Minimierung der entstehenden Kosten oder der Verbesserung des Leistungsstandards ohne gleichzeitige Erhöhung des Aufwands
• Steuerung und Kontrolle der Reisekosten
• Qualitätskontrolle
• Interne Kommunikation, verstärkt mitarbeiterorientiert und abteilungsübergreifend

Qualität und Sicherheit der Reiseleistungen sowie ein exzellenter und flexibler Service für den Reisenden stehen dabei ebenso im Vordergrund wie der quantifizierbare, wirtschaftliche Nutzen. Der Travel Manager wird zunehmend zum Mobilitäts- und Schnittstellenmanager, denn häufig ergänzen folgende Aufgaben die oben genannten Kernaufgaben:

• Reisekostenabrechnung
• Veranstaltungsmanagement, d.h. im Zusammenhang mit dem betrieblichen Geschäftsreise-Management insbesondere der Einkauf der Reiseleistungen
• Auf Geschäftsreisen bezogene Versicherungen / Fürsorgepflicht (Gesundheit), Sicherheit auf Reisen / Travel Risk Management (Traveller Tracking / Echtzeitinformationen)
• Digitalisierung und Prozessautomatisierung (Angebots- und Nachfrageprozesse, Innovationen)
• Datensicherheit
• Datenbereitstellung und -auswertung / Reporting / KPI (Key Performance Indicator)
• Fuhrparkmanagement (auch Flottenmanagement oder Fleet Management)
• Mobile Kommunikation zum besseren Informationsfluss, z.B. durch Apps
• Relocation Services, d.h. im Zusammenhang mit dem betrieblichen Geschäftsreise-Management die Organisation längerfristiger Ortswechsel von Mitarbeitern

Auch Ansätze zur Nachhaltigkeit und betrieblicher Sozialverantwortung beschäftigt immer mehr Travel Manager von heute, sowie Ansätze zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität, wie z.B. vermeidbare Geschäftsreisen durch Video-, Web- oder Telefonkonferenzen zu ersetzen, das Dienstfahrzeug als Gehaltsbestandteil oder die Kombination von Geschäftsreisen mit einem Privataufenthalt.

Im Allgemeinen muss der Travel Manager über aktuelle Kenntnisse des Geschäftsreisemarktes verfügen, Managementfähigkeiten besitzen, IT-Kenntnisse haben, betriebswirtschaftliche Zusammenhänge kennen, ein Team führen können und – last but not least – zumindest Englisch als Fremdsprache beherrschen.

*Quellen: VDR-Geschäftsreiseanalyse 2014 bis 2019, Fraunhofer-Studie „Zukunftsbild Geschäftliche Mobilität 2025“ (2018)