Die Einführung eines CO₂-Budgets für Geschäftsreisen kann eine Maßnahme für Unternehmen darstellen, um ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen und einen positiven Beitrag zum Umweltschutz zu leisten.

Zwar nutzen aktuell nur 5 % der befragten Unternehmen laut VDR-Geschäftsreiseanalyse dieses Instrument, aber 18 % planen die Umsetzung. Dies ist wohl auch ein Effekt der ab diesem Jahr greifenden Berichtspflicht für Unternehmen (CSRD – Corporate Sustainability Reporting Directive), den Status Quo der wesentlichen Emissionen eines Unternehmens zu identifizieren und sich mit Maßnahmen zur Emissionsreduzierung zu beschäftigen. 

Ein Budget ist eine numerische Obergrenze und bezieht sich auf die Menge an CO₂, die nicht überschritten werden darf. Das Budget setzt sich in der Regel aus den geschätzten oder gemessenen CO₂-Emissionen aller definierten Aktivitäten zusammen.

Auf den Bereich geschäftliche Mobilität bezogen, ist ein CO₂-Budget ein Steuerungsinstrument, um den CO₂-Ausstoß geschäftlich verursachter Reiseaktivitäten zu überwachen, zu reduzieren und nachhaltigere Praktiken zu fördern, sowie gesetzte unternehmensinterne und -externe Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.

Es handelt sich somit um einen Ansatz, die Umweltauswirkungen von geschäftlicher Mobilität zu quantifizieren und zu kontrollieren.

Zu unterscheiden ist die CO₂-Steuer, auch bekannt als interne CO₂-Gebühr. Dabei wird jede Reise mit einem bestimmten Satz pro Tonne für die von ihr verursachten Emissionen finanziell belastet. Es gibt zahlreiche Variationen dieser beiden Prinzipien, und beide können miteinander kombiniert werden, indem eine Steuer erhoben wird, wenn ein Budget ausgeschöpft ist.

Das CO₂-Budget hat wie ein monetäres Budget das Ziel, einen bestimmten Betrag zur Verfügung zu stellen und somit Grenzen zu setzen. Diese orientieren sich an den Emissionszielen des Unternehmens und tragen zur Zielerreichung bei. Mitarbeitende können mit diesem Instrument zu klimafreundlicheren Geschäftsreisen motiviert werden, da das Budget zum einen Grenzen setzt, in denen man sich bewegen kann.

Zum anderen trifft der Reisende bewusstere Entscheidungen, wenn das Budget in den Buchungssystemen o.ä. optisch dargestellt wird. Der Reisende hat somit einen Überblick wieviel Budget ihm noch zur Verfügung steht und kann dies entsprechend bei der Reiseentscheidung und -planung einbeziehen.

Transparente Darstellung und Kommunikation führen dazu, dass auf nicht dringend notwendige Reisen verzichtet wird oder diese durch ein digitales Meeting ersetzt werden, Reisen kombiniert oder nachhaltigere Optionen gewählt werden. 

Einer der ersten wichtigen Schritte besteht darin, den Status Quo zu ermitteln, wenn ein CO₂-Budget eingeführt werden soll. Darauf basierend werden Reduktionsziele im Einklang mit den Unternehmenszielen definiert. Eine wichtige Frage ist zu klären, ob die Budgets Abteilungen, einzelnen Mitarbeitenden oder Reisen zugewiesen werden sollen.

Die andere entscheidende Frage bei der Entwicklung eines CO₂-Budgets oder einer Steuerstrategie ist, wie viel Druck man intern erzeugen will. Im Falle von CO₂-Budgets könnten drastischere Konsequenzen für die Überschreitung der Zuteilung darin bestehen, Reisen für den Rest des Zeitraums einzuschränken oder sogar zu verbieten oder den Abteilungsleitern finanzielle Boni zu verweigern.

Travel Manager können verschiedene Maßnahmen ergreifen, um das CO₂-Budget zu optimieren: beispielsweise über die Auswahl umweltfreundlicherer Reisemittel (Zug vs. Flug), eine präferierte Zusammenarbeit mit nachhaltig gestalteten Hotels und die Kompensation von CO₂-Emissionen durch Investitionen in Umweltprojekte.

Wichtig ist, die Emissionsziele im Auge zu behalten und ggf. Anpassungen vorzunehmen, wenn die gewünschte Verhaltensänderung bei der Planung und Buchung nicht eintritt. Verhaltensänderungen erreicht man nur, wenn das Budget transparent kommuniziert wird, z.B. es über die Buchung sichtbar macht o.ä. Varianten. Erste Anbieter sind dabei dies umzusetzen (cytric, Egencia), weitere werden folgen.

Für die Umsetzung einer CO₂-Steuer gilt gleiches. Hier ist es noch entscheidender, die Wirkung zu beobachten und den richtigen internen CO₂-Preis festzulegen. In den meisten Fällen ist es ein unternehmensübergreifender Preis, der dann für alle Bereiche gilt. Ist er zu niedrig angesetzt, verpufft aber der Effekt einer Steuerung.

• Management: Die Unternehmensführung muss die strategischen Entscheidungen treffen und die Ressourcen bereitstellen.
• Travel Management: Diese Abteilung ist direkt für die Planung und Organisation von Geschäftsreisen verantwortlich und muss die neuen Richtlinien umsetzen.
• Finanzabteilung: Sie ist für die Budgetierung und Kostenkontrolle zuständig und muss die finanziellen Auswirkungen des CO₂-Budgets berücksichtigen.
• Nachhaltigkeitsbeauftragte: Diese Personen sind oft für die Entwicklung und Umsetzung von Nachhaltigkeitsstrategien im Unternehmen verantwortlich.
• Mitarbeiter: Alle Mitarbeiter, die reisen, sind direkt betroffen, da sie sich an die neuen Richtlinien halten müssen.
• IT-Abteilung: Sie könnte benötigt werden, um Systeme zur Überwachung und Berichterstattung des CO₂-Budgets zu implementieren.
• Einkaufsabteilung: Diese Abteilung könnte bei der Auswahl von Reiseanbietern und -dienstleistungen, die umweltfreundlicher sind, eine Rolle spielen.
• Kommunikationsabteilung: Sie könnte für die interne und externe Kommunikation der neuen Richtlinien verantwortlich sein.
• Rechtsabteilung: Diese könnte sicherstellen, dass alle neuen Richtlinien den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Externe Partner: Dienstleister, (Reiseanbieter, Plattformen, Abrechnungsunternehmen, Autovermieter etc.) die möglicherweise ebenfalls in die Umsetzung des CO₂-Budgets einbezogen werden müssen.