Workation & Bleisure Travel im Mobilitätsmanagement

1. Rahmenbedingungen in einer Workation-Richtlinie regeln:

• Wer darf eine Workation machen?
• Wie lange darf die Workation dauern?
• Welche Länder sind erlaubt?
• Wie muss ich eine Workation beantragen?

2. Rechtliche Aspekte klären:

• Mitbestimmung durch den Betriebsrat
• Sozialversicherungsrecht
• A1-Bescheinigung
• Arbeitsrecht
• Arbeitserlaubnis
• Datenschutz
• Einreisebestimmungen
• Fürsorgepflichten (Krankenversicherung)

3. Steuerrechtliche Aspekte berücksichtigen:

• Betriebsstättengründung
• Lohn- und Einkommenssteuer

VDR-Leitfaden mit detaillierten Informationen folgt

Auszug aus einer Reiserichtlinie:

Verbindung von Dienstreisen und privaten Reisen 
Die Verbindung von Dienstreisen und privaten Reisen ist in begründeten Fällen möglich. Die Verbindung von Dienstreisen und privaten Reisen muss aus dem Dienstreiseantrag eindeutig ersichtlich sein.  
Eine gemischte Reise ist eine Verbindung einer betrieblich veranlassten Dienstreise und einem privaten Anteil. Der private Anteil kann vor, während oder im Anschluss einer Dienstreise liegen. 

1. Privater Anteil mit An- und Rückreise von bzw. zur ersten Tätigkeitsstätte 
   Kosten der An- und Rückreise werden vom Arbeitgeber getragen, sofern keine Mehrkosten durch den privaten Anteil entstehen. Entsprechendes gilt für Übernachtungskosten für die betrieblich veranlasste Dienstreise. Der private Anteil der Übernachtung bzw. die Mehrkosten der An- und Rückreise sind vollständig vom Mitarbeiter zu tragen. 
2. An- oder Rückreise von bzw. zu einem anderen Ort innerhalb Kontinentaleuropas als der ersten Tätigkeitsstätte  
   Die Anreise von einem anderen Ort bzw. Rückreise zu einem anderen Ort als zur ersten Tätigkeitsstätte gilt als privat bedingt. Dies muss eigenständig durch den Mitarbeiter organisiert und bezahlt werden. Die Kosten für die privat bedingte An- bzw. Rückreise werden in Höhe der steuerlichen km-Pauschale (zurzeit 0,30 €/km, maximal jedoch 200 €) erstattet. Grundlage zur Berechnung der km-Pauschale ist die Strecke zwischen erster Tätigkeitstätte und Dienstreiseort. Die Erstattung dieser Pauschale stellt einen steuerlichen Vorteil dar und unterliegt der gesetzlichen Steuer und Sozialversicherung und ist vom Mitarbeiter zu tragen. 

Grundsätzlich haben das jeweilige Unternehmen und die Mitarbeiter die jeweils gültigen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Gesetze und Vorschriften zu berücksichtigen. Sofern nichts anderes geregelt ist, sind sämtliche Steuern (inklusive Solidaritätszuschlag und eventueller Kirchensteuer) sowie Sozialversicherungsbeiträge vom Mitarbeiter zu tragen. 

Ein privater Anteil > 90% ist nicht zulässig.  

Wird eine Dienstreise als Privatreise fortgesetzt, endet die Dienstreise mit Beendigung der Tätigkeit am auswärtigen Dienstreiseort. Zu diesem Zeitpunkt endet auch die Berechnungsgrundlage für etwaige Verpflegungsmehraufwendungen.  Bei vorheriger Privatreise und fortgesetzter Dienstreise beginnt die Letztgenannte mit Aufnahme der Tätigkeit am auswärtigen Dienstreiseort. Entsprechendes gilt auch bei Unterbrechung der betrieblich veranlassten Dienstreise durch einen privaten Anteil. 
Bei Reisen im Ausland gilt in allen Fällen, dass für private Anteile eine private Auslandskrankenversicherung durch den Mitarbeiter abgeschlossen werden sollte.

„Bleisure ist bei uns nicht gestattet. So haben wir es auch in unserer Reiserichtlinie verankert. Wir haben uns dazu entschieden, da wir schlichtweg keine Ressourcen haben, Einzelfallprüfungen vorzunehmen oder Mitarbeiter gar zu beraten. Auch wenn die steuerrechtlichen Vorgaben zu Bleisure recht konkret sind, ist das Thema von der Buchung bis zur Abrechnung umfangreich und es tauchen im Einzelfall immer wieder neue Fragen auf. Darüber hinaus wollen wir den sozialen Frieden wahren, denn viele unserer Mitarbeiter kämen gar nicht in den Genuss von Bleisure, weil sie schlichtweg nicht dienstlich unterwegs sind.
Bleisure hat bei uns im Unternehmen aber auch mangels attraktiver Reiseziele keine hohe Bedeutung, da wir zu 95% nur innerdeutsch unterwegs sind. 

Das Thema „Workation“ ist bei uns nicht im Travel Management sondern im HR- Bereich angesiedelt. Es wird aktuell an einer Richtlinie dazu gearbeitet. Es scheint hier einige Herausforderungen zu geben.“

Tatjana Bursch, Travel Management, Spirit/21

In der Praxis orientieren sich Unternehmen beim Thema "Bleisure" an der Regelung des Bundesreisekostengesetzes, das fünf Urlaubstage in Verbindung mit Dienstreisen sowie konkrete Kostenregelungen vorsieht.

Bundesreisekostengesetz (BRKG)
§ 13 Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen

(1) Werden Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden, wird die Reisekostenvergütung so bemessen, als ob nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre. Die Reisekostenvergütung nach Satz 1 darf die sich nach dem tatsächlichen Reiseverlauf ergebende nicht übersteigen. Werden Dienstreisen mit einem Urlaub von mehr als fünf Arbeitstagen verbunden, werden nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäfts entstehenden Kosten als Fahrtauslagen entsprechend den §§ 4 und 5 erstattet; Tage- und Übernachtungsgeld wird für die Dauer des Dienstgeschäfts sowie für die zusätzliche Reisezeit gewährt.

(2) Wird in besonderen Fällen angeordnet oder genehmigt, dass die Dienstreise an einem vorübergehenden Aufenthaltsort anzutreten oder zu beenden ist, wird die Reisekostenvergütung abweichend von Absatz 1 nach der Abreise von oder der Ankunft an diesem Ort bemessen. Entsprechendes gilt, wenn in diesen Fällen die Dienstreise an der Wohnung oder Dienststätte beginnt oder endet. Absatz 1 Satz 2 ist entsprechend anzuwenden.

(3) Wird aus dienstlichen Gründen die vorzeitige Beendigung einer Urlaubsreise angeordnet, gilt die Rückreise vom Urlaubsort unmittelbar oder über den Geschäftsort zur Dienststätte als Dienstreise, für die Reisekostenvergütung gewährt wird. Außerdem werden die Fahrtauslagen für die kürzeste Reisestrecke von der Wohnung zum Urlaubsort, an dem die Bediensteten die Anordnung erreicht, im Verhältnis des nicht ausgenutzten Teils der Urlaubsreise zur vorgesehenen Dauer der Urlaubsreise erstattet.

(4) Aufwendungen der Dienstreisenden und der sie begleitenden Personen, die durch die Unterbrechung oder vorzeitige Beendigung einer Urlaubsreise verursacht worden sind, werden in angemessenem Umfang erstattet. Dies gilt auch für Aufwendungen, die aus diesen Gründen nicht ausgenutzt werden konnten; hinsichtlich der Erstattung von Aufwendungen für die Hin- und Rückfahrt ist Absatz 3 Satz 2 sinngemäß anzuwenden.