An der Arbeit und den Sitzungen der VDR-Gremien können Gäste temporär teilnehmen, wenn dies den zu behandelnden Themen dient. Voraussetzung für die Teilnahme ist die Zustimmung zu dieser Gästeerklärung.

Die Beachtung von Gesetz und Recht sowie der VDR-internen Vorgaben, der Satzung des Verband Deutsches Reisemanagement e.V. und der Datenschutzregeln, ist oberstes Gebot. Die Bestimmungen des Wettbewerbs- und Kartellrechts sind uneingeschränkt einzuhalten.

Wenn in einer zu behandelnden Angelegenheit die beruflichen und / oder privaten Interessen des Gastes berührt werden, d.h. ein Interessenkonflikt und / oder Befangenheit angenommen werden kann, ist der Gast verpflichtet, dies anzuzeigen.

Wer in die Gremienarbeit Information mündlich oder in Schriftform einbringt und sie für eine Veröffentlichung freigibt, steht dafür ein, dass die Rechteinhaber mit der Veröffentlichung der jeweiligen Informationen einverstanden sind.

Gäste verpflichten sich zur Geheimhaltung aller Informationen, die sie in der Gremienarbeit erhalten oder erarbeitet haben und die nicht zur Verwendung gegenüber Dritten vorgesehen sind, gegenüber Dritten und sie wie eigene Betriebsgeheimnisse zu schützen. 

Von der Geheimhaltungspflicht ausgenommen sind Informationen die allgemein bekannt geworden sind, von Dritten ohne Verstoß gegen eine Geheimhaltungspflicht rechtmäßig erlangt wurden oder für die die / der UrheberIn einer Bekanntgabe schriftlich zugestimmt hat. 

Die Geheimhaltungspflicht gilt zeitlich unbegrenzt über die Dauer des Gast-Status hinaus.